Facility management není jen správa budov

K hlavním výhodám, které facility management přináší, patří možnost uvolnit kapacity hlavnímu předmětu podnikání řízením všech podpůrných činností (podnik na ně nemusí vyčleňovat své vlastní zaměstnance, což nabízí zeštíhlení organizační struktury snížením počtu vlastních zaměstnanců a tím i fixních nákladů organizace), získání výhody nízkých nákladů v celém hodnotovém řetězci a zjednodušení administrativy - odpovědnost na zajištění podpůrných činností přechází na jednoho dodavatele.

Novinka ze zámoří
Fenomén, označovaný jako facility management má svůj původ v USA v 70. letech minulého století - jeho náplní byly především služby související s provozem a správou budov a nemovitého majetku. V Evropě se etabloval až počátkem 90. let a k nám mu to trvalo ještě zhruba o dekádu déle. Potom se z FM už poměrně rychle vyvinul komplexní obor. Jeho současnou podobu zformovalo postupně několik významných faktorů. Prvním z nich byl nástup kancelářských prostor s volně přestavitelnými příčkami, což dalo možnost využití modulárních stavebnicových systémů místo klasického nábytku. O druhou revoluční změnu se zasloužily počítače a nutnost přizpůsobit pracovní prostředí jejich nasazení. V praxi to znamenalo zakomponovat kabeláž, osvětlení, řešit akustiku a bezpečnostní a ergonomické požadavky na pracovišti. Ke službám spojeným s běžným provozem (úklid, údržba, apod.) postupně přibyly další, tzv. podpůrné činnosti, často i specializovanějšího charakteru (správa IT, energií, revize a opravy technického zařízení budovy či odpadové hospodářství, kurýrní a poštovní služby, datacentra a zpracování dat…).

Co je a není FM
Rozhodně však nejde jen o pouhou „lepší správu nemovitostí“, jak je často FM chápán, ale o vysoce komplexní záležitost.
Facility management je v evropské normě EN 15221 Facility management (ČSN EN 15221-1), která je základní oborovou normou v celé EU, definován jako „integrace činností v rámci organizace k zajištění a rozvoji sjednaných služeb, které podporují a zvyšují efektivitu její vlastní základní činnosti“. Jde tedy o služby zaměřené na řízení a správu – zejména technickou správu objektů s cílem optimalizace nákladů. Facility management společně řídí všechny činnosti (procesy), které vedení firmy vnímá jako podpůrné, týkající se správy budov a souvisejících činností.

V EN 15221 se uvádí toto dělení:
1     Prostor a infrastruktura
1.1    Ubytovací a prostorové služby
1.2    Pracoviště
1.3    Technická infrastruktura
1.4    Úklidy a čištění

2     Lidé a organizace
2.1    Zdraví, bezpečnost a ochrana
2.2    Péče o uživatele objektů
2.3    ICT (výpočetní a komunikační technologie)
2.4    Logistika

Za všechny tyto činnosti je zodpovědný příslušný facility manažer společnosti, jehož hlavním úkolem je plánování, řízení, kontrola a vyhodnocení těchto zmíněných aktivit. Jde zpravidla o pracovníka na vyšší úrovni řízení, který má na starosti nastavení standardů a definici jednotlivých procesů a způsobu jejich měření,                              (ve spolupráci s úsekem nákupu) výběr externích dodavatelů a vyjednání smluv,  kontrolu výkonu a kvalit dodávek externích poskytovatelů, finanční plánování (včetně vytváření návrhů na investiční plány rekonstrukcí a velkých oprav), kontrolu plnění finančního plánu a rozpočtu, a v neposlední řadě i (pravidelné) vyhodnocování a doporučení zkvalitnění jednotlivých i celkových procesů. Zatímco techničtí pracovníci (údržba, apod.) jsou většinou zaměřeni na konkrétní detailní úkoly, od facility manažera se očekává spíše strategický nadhled. A věcí, za které bude v souhrnu zodpovědný, není málo:
Ve svém komplexním pojetí zahrnuje FM (lze se setkat i s pojmem Integrovaný Facility Management - IFM) údržbu (včetně preventivní) a provoz technologií a zařízení budov, servis a pravidelné revize technologických zařízení, kam patří např. elektrická zabezpečovací signalizace (PZTS), elektrická požární signalizace (EPS) a ostatní elektrická zařízení, výtahy, vytápění, vzduchotechnika a klimatizace (HVAC) či sanitární zařízení. Pravidelnou revizi vyžadují i elektro, plyn, infrazářiče, tlakové nádoby, VN (trafostanice) a NN (rozvody elektro) systémy, kancelářské spotřebiče, datové sítě apod.
Patří sem rovněž provoz recepce a ostrahy, požární ochrana, vnější a vnitřní úklid, manipulace s odpady, údržbářské práce, havarijní služba, opravy, ale i drobné stavební úpravy a rekonstrukce, reporting, vedení dokumentace a pasportizace všech technických zařízení či různé audity (technické, energetické…). Průkaz energetické náročnosti budovy tzv. (PENB) - ve většině případů je některý z certifikátů energetické náročnosti prvotní dokument v procesu posuzování energetického stavu budovy, např. při žádosti o dotaci bývá tento dokument povinný.
K dispozici mají dnes pracovníci facility managementu naštěstí nejrůznější podpůrné nástroje, které tyto činnosti usnadňují a umožňují mít o nich dokonalý komplexní přehled. Jsou to zejména vyspělé softwarové systémy umožňující detailní evidenci objektů a jejich vybavení i vztahů a vazeb mezi nimi, což umožňuje pracovníkům FM detailně plánovat potřebné operace.

Ve službách průmyslu
Speciální kategorií FM je správa a údržba průmyslových areálů, kde kromě běžných procesů přistupují navíc ještě další požadavky, např. bezpečnostní předpisy určené pro speciální případy, jako jsou rizikové zóny apod. v chemických provozech, technologické parky, průmyslové podniky nebo čerpací stanice pohonných hmot. Ať už z hlediska toho, že průmyslové areály bývají nezřídka velmi zanedbané, což zvyšuje riziko havarijních situací, nebo naopak může jít o vysoce specializované provozy v rámci např. technologických parků, fungující ve zvláštním režimu se specifickými požadavky (clean rooms vyžadující extrémní čistotu, spolehlivou vzduchotechniku apod.).
Právě na tento segment se specializují některé firmy jako např. společnost Ormonde, Tegamo, Okin, TVO, Cofely, Skanska, Hochtief aj. nabízející tzv. integrovaný facility management zaměřený na čištění a úklid výrobních závodů a služby týkající se průmyslových provozů, strojní údržba a elektroúdržba, revize, údržba čerpacích stanic a vodohospodářských zařízení, čištění lapačů tuků a ORL.

Co znamená, když se řekne…
V oblasti FM se pravděpodobně setkáte s několika klíčovými pojmy, využívanými při definování a kontrole sjednaných služeb, což jsou:
- Dohoda o úrovni poskytovaných služeb (SLA – Service Level Agreement). Tvorba SLA i obecný doporučený postup při tvorbě smluv je popsán v normě ČSN EN 15221-2: Facility management - Část 2: Průvodce přípravou smluv o facility managementu.
- Klíčové výkonnostní ukazatele (KPI – Key Performance Indicator, někdy také Key Point Indicator nebo Key Success Indicator) – jsou základním prvkem systémů pro měření výkonnosti a jde o konkrétní měřitelnou hodnotu při vykonávání daného procesu.
- Pasportizace. Pasport představuje technický popis všech nemovitostí v daném areálu z hlediska jejich technologického vybavení. V praxi má obvykle podobu tabulky (dnes už obvykle v digitální podobě), obsahující údaje o jednotlivých zařízeních (výtahy, klimatizační jednotky, VZT jednotky apod.), která kromě jejich seznamu obsahuje i základní parametry nutné k jejich ocenění a údržbě. Pasport strojního parku je definován obdobně, jako soupis těchto zařízení včetně relevantních informací o jejich údržbě a umístění v rámci areálu. Pasport však nezahrnuje pouze technologické vybavení, ale i stavební či technické vybavení a popis prostor. Jeho součástí mohou být i další doplňkové informace související s majetkem.
- Správa podnikových zdrojů (EAM - Enterprise asset management). Zdroje ve smyslu EAM představují všechny výrobní stroje, zařízení, suroviny, náhradní díly ale i budovy, vozový park apod. Společné je jim to, že se v rámci vnitropodnikových procesů buď spotřebovávají (např. přímo jako suroviny, nebo stárnou a opotřebovávají se jako výrobní zařízení).
- Systémy pro plánování a řízení podpůrných procesů (CAFM – computer aided facility management). Informační systémy zaměřené na potřeby FM, aplikační software, který zjednodušuje FM činnosti do jednotného systému.
- Modelování informací o budovách (BIM - building information model(ing), je soubor digitalizovaných informací o budově, někdy překládáno jako informační nebo digitální model budovy. Inteligentní proces pro tvorbu a správu projektů založený na modelu, který usnadňuje výměnu informací v rámci procesu návrhu projektu, výstavby a používání budovy.
- Topení, ventilace, klimatizace (HVAC – Heating, Ventilation, Air-Conditioning)
- Kamerové systémy, pracující v uzavřeném televizním okruhu (CCTV - Closed Circuit Television). Součást bezpečnostního zajištění nebo dohledového systému - umožňují vizuální kontrolu a monitorování daného prostoru.

Příklad uplatnění nových technologií pro monitoring stavu budov a aktivaci potřebných opatření či zásahu technické údržby
Všechny budovy mohou využívat centralizované služby. Pomocí technických prostředků vzájemně propojených (kabeláží, nebo dnes stále častěji bezdrátově) je monitorován řádný provoz zařízení představující technické vybavení budov (osvětlení, HVAC, výtahy, požární ochrana, nouzové generátory, zabezpečení, CCTV, rozhlasové systémy), kvalitu ovzduší atd. a v případě poruchy nebo alarmu z některého z objektů je okamžitě upozorněn příslušný podpůrný personál, jako jsou technici (např. prostřednictvím SMS) a přijata potřebná a vhodná opatření. Dodavatel může reagovat rychleji, ale náklady na údržbu mohou být díky takovémuto systému výrazně sníženy, protože pohotovostní technici nemusí být stále fyzicky přítomni, ale mohou sledovat zařízení dálkově. /ik/
 

Publikováno: 18. 12. 2013 | Počet zobrazení: 2649 543