Naše firma se zabývá výrobou součástek pro strojní zařízení. V minulosti jsme informační systém využívali pouze pro ekonomiku a obchod. Nyní jej ale chceme rozšířit, aby pokrýval také oblast výroby. Jak máme postupovat?
Odpovídá Ing. Jiří Flídr, ASV Náchod, a.s., partner systémů HELIOS.
Základem úspěšného zapojení výrobních procesů do stávajícího informačního systému je určení cílů, které tím sledujeme. Důvody takového rozhodnutí a tedy očekávání, která jsou s tímto záměrem spojována, jsou základními východisky. Jinými slovy: je třeba stanovit kritéria, která by měla být po implementaci informačního systému pro řízení výroby splněna.
Jak takové cíle stanovit?
Je vhodné nejprve zpracovat uvnitř firmy jednoduchý analytický materiál, v němž bude podchycen současný stav. Tedy přehled, které softwarové nástroje v současné době řídí a podporují stávající procesy ve firmě. Je třeba uvést i agendy a oblasti, jejichž činnost softwarovou podporu nemá. Softwarovými produkty zde nerozumíme jen produkty externě pořízené, ale i produkty vlastní – které byly vytvořeny (např. vlastními zaměstnanci) a jsou v současné době používány. Při popisu současného stavu se totiž nejlépe každému vybaví množství neduhů a nedostatků, se kterými se uživatelé v každodenní praxi potkávají a také požadavky a potřeby, které by nový systém měl vyřešit. Tak vznikne tzv. Zadávací dokumentace.
Kdo zadávací dokumentaci zpracovává?
Především vlastní zaměstnanci, nejlépe vedoucí pracovníci pro danou oblast (odborní ředitelé, vedoucí úseků, atd.). Je také důležité, aby byl vedením jmenován pracovník, který bude tyto práce koordinovat a řídit tak, aby ve výsledku vznikl kompletní dokument, který bude stručným zrcadlem současného stavu a bude obsahovat zásadní očekávání v jednotlivých oblastech činnosti firmy (kritéria), která budou již základním zadáním potencionálním dodavatelům informačního systému.
Předpokladem budoucího úspěchu je 100% angažovanost vrcholového vedení v této fázi formulování kritérií. Je totiž nutné do tohoto dokumentu začlenit i výhled rozvoje firmy na příští období – předpoklad rozšiřování poboček, v tuzemsku, v zahraničí, plánovaný útlum a nebo rozšiřování některých druhů výrob, plánování investičních akcí směřující do výrobních oblastí, ale i do dalších oblastí, např. zpracování konstrukční dokumentace v CAD systémech, atd. V neposlední řadě se zde musí objevit i záměry směřující do oblasti hodnocení výrobních dělníků, což souvisí s přechodem časové mzdy do úkolové či naopak, atd.
Často se však stává, že ve firmě není nikdo, kdo zná moderní informační systémy, a tedy neumí dobře formulovat některá očekávání spojovaná s jejich nasazením.
Přesto je nutné, aby tento podkladový materiál uvnitř firmy vznikl. Tímto dokumentem pak doporučuji obeslat několik softwarových společností, které danou tématiku řeší a nechat si předvést, jak by přistoupili k modernizaci informačního systému.
Důležité je, aby se těchto úvodních prezentací zúčastnili především ti pracovníci, kteří dokument tvořili. Právě při těchto prezentacích pak mohou zpřesňovat, upravovat a doplňovat jednotlivé cíle, resp. očekávání a přesněji formulovat jednotlivá kritéria. Již při prezentacích je třeba si všímat nejen softwaru samotného, ale i zkušeností a schopností těch, kteří systém prezentují. Lidský faktor zde hraje významnou úlohu.
Velmi dobré je, nechat si zpracovat několik rámcových „indikativních“ nabídek, aby bylo možno posoudit, do jaké míry se ceny předváděných řešení shodují (nebo neshodují) s představami a možnostmi investice do této oblasti. Je to velmi důležité, protože ceny, ale i vlastnosti IS se mohou velmi významně lišit. Nesmíme zapomínat, že cenovou hladinu zásadně ovlivňuje i počet uživatelů, kteří v systému pracují.
Již v této fázi je vhodné se dohodnout na uskutečnění referenčních návštěv tam, kde je již konkrétní systém nasazen a ověřit si v praxi, jak se chová, jak se s ním pracuje, jaké radosti a starosti bylo nutné prožít při implementaci, jak dlouho nasazení systému trvalo, atd.
Je příprava takového dokumentu nějak specifická s ohledem na implementaci výrobních procesů?
Je třeba sestavit seznam prací, které vás budou čekat. U výrobních procesů je mnoho požadavků a je třeba je připomenout, aby následně nedocházelo ke zklamání a rozčarování z dosaženého výsledku. Jde především o oblast technické přípravy výroby – tedy kusovníků a technologických postupů. Dnes se jen minimum dat vkládá do nového systému ručně. Jednotlivé položky kusovníků včetně vzájemných vazeb i technologické postupy se do nového systému obvykle importují. Zcela zásadní, pro následné správné fungování, je tedy aktuální stav, úplnost a správnost dat. Právě zde může být nejvíce komplikací a problémů.
Jedním z předpokládaných efektů nasazení informačního systému je významný posun vpřed v možnostech plánování a řízení výroby. Právě data z technické přípravy výroby jsou ta nejvýznamnější. Proto že je třeba zkoumat, jaké zkušenosti mají potenciální dodavatelé v této oblasti a jaké vám mohou poskytnout.
Od tohoto vydání jsme připravili ve spolupráci s předními dodavateli podnikových informačních systémů poradenský seriál týkající se problematiky výběru a implementace ERP, CRM a dalších podnikových systémů, významu různých pojmů z této oblasti apod. Jde zejména na praktické informace a zkušenosti ve vztahu k menším a středním firmám, kterých se problémy se správným nasazením a fungováním podnikových řešení dotýkají asi nejvíce.
Pokud se budete chtít i vy na něco zeptat k této problematice, stačí napsat na e-mail: poradna@techmagazin.cz.
1119
