Jsem ředitelem středně velké strojírenské firmy. Už několik kvartálů však pociťujeme, že v důsledku hospodářské recese, která se dotýká všech našich potenciálních zákazníků, je čím dál obtížnější získat zakázky. Přitom získání zakázek je pro firmu životně důležité. Abychom se však mohli o zakázky s úspěchem ucházet, je třeba předem vědět, s jakými náklady můžeme v rámci nabídkového řízení počítat a jak stanovit finální cenu, aby zakázka nebyla ztrátová a přitom byla cenově konkurence schopná. Dokáže nám v této věci pomoci podnikový informační systém?
Odpovídá Ing Ladislav Obrovský, vedoucí obchodního odd. HELIOS Green, Asseco Solutions, a.s.
Nákladovost výrobku, respektive nakupovaných materiálů a řadu dalších položek, by určitě měl sledovat podnikový informační systém. V praxi se často setkáváme s tím, že firmy nedokáží v kalkulaci rozlišit příčinu rozdílu mezi plánovanou a výslednou kalkulací. Důvodů může být několik: nesprávná oceňovací metoda, nedostatečně strukturovaný kalkulační vzorec, chybějící funkcionalita na straně informačního systému, a podobně. Celková pořizovací cena nakupovaných materiálů nebo finálních výrobků se obvykle sleduje ve třech pomocných analytikách:
- vlastní cena pořízení
- vedlejší náklady
- oceňovací odchylka od skutečné ceny
Zákon o účetnictví nám dovoluje stanovení celkové pořizovací ceny třemi možnými způsoby:
1. Oceňování v pořizovacích cenách.
2. Oceňování váženým průměrem.
3. Oceňování v pevných cenách.
Zdaleka ne každý informační systém, který se dnes vyskytuje na trhu, však ovládá všechny tyto způsoby. Podívejme se tedy blíže na to, kdy je který způsob vhodné použít.
Každá z těchto metod je vhodná pro jiné typy výrob či výrobků a je třeba vhodně zvolit, tu správnou. Na trhu existují materiály, které se vyznačují velkou kolísavostí ceny, zatím co cena jiných materiálů meziročně kolísá třeba jen v rozmezí dvou či tří procent. A právě podle druhu materiálu a toho, v jak velkých intervalech se jeho cena pohybuje, je nutné zvolit správnou metodu oceňování.
Příkladem použití první z uvedených metod může být kombinace zakázkové výroby a velké kolísavosti cen rozhodujících materiálů pro finální výrobek. V tomto případě lze jednoznačně identifikovat skutečné náklady na výrobek, které nejsou korigovány průměrem dřívějších či pozdějších nákupů rozhodujících materiálů.
Pro výrobu, kde ceny pořizovaného materiálu kolísají jen velmi málo, lze velmi účinně použít metodu váženého průměru, která se jeví jednodušší jak pro sledování nákladů, tak pro vlastní organizaci skladového hospodářství.
Použití metody pevných cen a oceňovacích odchylek je svým způsobem použitelné v širokém spektru typů výrob, ale zde je velmi důležité, zda se do položky oceňovací odchylka kumulují pouze rozdíly mezi pevnou a skutečnou cenou nebo se zde napočítávají i vedlejší náklady (doprava, clo, obaly, apod.).
Zajímavé je, že některé zahraniční softwary neumí v pořizovacích cenách oceňovat, především ty americké pracují jen s pevnou cenou a cenovou odchylkou. Je třeba se vždy ujistit, že funkcionalita v takovém případě dovoluje rozlišit jednak oceňovací odchylku a pak vedlejší náklady. Vzhledem ke specifikům našeho trhu však velmi doporučuji, aby české firmy při výběru informačního systému přihlížely nejen k tomu, zda tuto metodu informační systém ovládá, ale také k tomu, zda umí automaticky a adresně rozpouštět do ceny výrobku vedlejší pořizovací náklady. Důvod je jasný: stává se totiž, že faktura za materiál přijde od dodavatele třeba za půl roku, tedy v době, kdy materiál byl již dávno zpracován na výrobky. Přesto je však třeba jeho cenu vztáhnout ke konkrétním výrobkům, na něž byl použit. Jedině tak firma získá přesnou informaci o tom, která zakázka či který konkrétní výrobek byly profitabilní.
Podívejme se na výhody, které pro výrobní firmu plynou z možnosti adresně sledovat nákladovost. Pokud dochází k velkým výkyvům nákupních cen materiálu a firma nedokáže náklady přesně sledovat, hrozí nebezpečí, že náklady, související přímo s výrobou se „rozpustí“ do vedlejších, neprůhledných nákladů, jako jsou doprava, obaly a podobně. Naopak, pokud dokážeme přesně sledovat a diferencovat náklady, zjistíme například, že je příliš vysoká cena materiálových vstupů, nebo rostou náklady na dopravu a můžeme tyto skutečnosti operativně řešit. Například výměnou dodavatele či kumulací nákupu a podobně.
Sledování nákladovosti je poměrně složitá, ucelená součást podnikového informačního systému, kterou nelze doimplementovat do systému stávajícího, pokud funkcionalitu neobsahuje. Setkali jste se již s tím, že skutečné náklady na zakázku obdržíte až po uzavření měsíce? Nebo dokonce až po uzavření celé zakázky nebo dovedení finálního výrobku? Dostáváte se do situace, že zakázka je vyrobena a teprve nyní vidíte, že náklady neúměrně vzrostly? Nebo dokonce je výrobek v „červených“ číslech? Pokud se ve Vaší společnosti vyskytuje některý ze zmíněných stavů, je vhodné se zamyslet nad tím, jak lépe sledovat a vyhodnocovat náklady na výrobu či výrobní zakázky. Ideálním řešením zřejmě v tuto chvíli bude poohlédnout se po systému novém. A jistě bude vhodné pořídit si takový systém, který dovolí pro každý typ výroby nastavit strukturu sledování nákladů tak, abyste velmi rychle dokázali vyhodnotit, kde peníze „utíkají“ a přijmout včas nezbytná opatření.
1023
