K2: s ERP až na vrchol…

Jak vybírat podnikový systém, co by si měli budoucí uživatelé ujasnit či mít na paměti při volbě vhodného ERP?
Na prvním místě jejich skutečné očekávání a kdo vlastně bude uživatelem ERP řešení. Zda to budou osoby, které ho budou obsluhovat, nebo vedoucí pracovníci, kteří očekávají požadované informace a jejich strukturu jako oporu k jejich práci, nebo to bude management firmy a majitelé a výsledkem má být nástroj ke skutečnému řízení firmy.
Řízení firmy se skládá z rozhodování a kontroly, zda výsledek odpovídá požadovaným hodnotám, a trvalém prosazování dílčích opatření v praxi. K zavádění nejrůznějších změn a vylepšení jsou však potřeba i náměty a metodická či procesní opatření k růstu efektivity a zvyšování konkurenceschopnosti.
Přesto, že se tato odpověď zdá příliš obecná a prvoplánová, odpovídá skutečnosti, jak se s ní setkáváme v každodenním životě. Jsou firmy, které zastávají názor, že se systémem budou pracovat jejich zaměstnanci a tak z nich vytvoří komisi zastupující jednotlivé oblasti provozu, a ti hodnotí své potřeby za danou oblast. Zpravidla se tak více preferuje vzhled a ovládání, jak snadné jim přijde nahradit jejich stávající práci novým systémem a obligátní „kdo to bude dělat“, před vazbami mezi jednotlivými agendami, propojením jednotlivých oddělení a celkovým zpracováním všech potřeb firmy, nejen za oblast, ve které zastupují své oddělení.
Naopak lepší zkušenost máme s projekty, kde se výběru od začátku účastní vrcholové vedení společnosti a sledují cíl jako celek. Systém vybírají jako podnikový nástroj pro řízení procesů a firmy. Více tak zkoumají, jak jsou jednotlivé činnosti propojeny, jak je lze kontrolovat a řídit, jak opravovat a zamezit chybám mezi jednotlivými útvary a zda je systém dostatečně otevřený k budoucím změnám a novým procesům.
Kdybych to měl shrnout za sebe, kus pravdy je ve všech přístupech. Z pohledu uživatelů tak vidím velmi důležité, zda systém bude adaptovatelný pro všechny věkové kategorie a pracoviště. Ať už z hlediska nastavení velikosti písma a formulářů, definice formulářů a polí, tak z pohledu provozu na zařízeních s různou velkostí zobrazovací plochy. Současně jak flexibilní je získat k zobrazení údaje, které ihned nevidím a naopak potlačit ty, které vidět nepotřebuji. Tato obecná schopnost je někdy zaměňována s očekáváním - přišel jsem se podívat, jak to budu dělat a zda mi to bude vyhovovat (nemohlo proběhnout žádné nastavení vzhledu a ovládání bez předchozí diskuse o záměrech a potřebách i rolích).
Druhý pohled je, jak nám systém pomůže v podpoře dodržování, vytváření a modifikaci našich firemních procesů, ať již v rámci jednoho oddělení nebo napříč útvary a současně jak účelně je provedena vazba mezi vyplněním vlastního formuláře a nadřazeným procesem. Vzhled formulářů a obrazovek i ovládání lze určitě do značné míry ovlivnit samostatnou implementací, ale schopnost definovat nové a redefinovat stávající procesy je možná dlouhodobě důležitější. Vzhledem k dynamičnosti doby a s tím spojených potřeb a očekávání od podpory systému považujeme právě toto za velmi významné.
Třetí pohled vedení je zase o cíli a očekávání. Vybírám ERP pro zaměstnance a management mi sdělí jak na tom moje firma je? Nebo má ERP systém poskytovat nejen sumarizovaná ekonomická data, ale i provozní upozornění a přehledy k průběžné kontrole a řízení?
Možná perličkou navíc je i pohled, že firemní ERP systém je i obrazem jakési firemní vizitky a kultury. Jeho modernost a nadčasovost je současně i motivačním prvkem pro jeho uživatele, jak se budou cítit, jak se jim s ním bude pracovat i jak budou nahlížet na vlastní firmu.

V čem se K2 shoduje, a v čem odlišuje od konkurenčních řešení? Na co kladete při jeho vývoji hlavní důraz?
Velmi usilujeme o rovnováhu a vyváženost všech tří přístupů zmíněných v odpovědi na první otázku o aspektech samotného výběru systému. Pohled vlastního provozu (jaká očekávání má uživatel z pohledu provozu - jednoduchost, rychlost a intuitivnost), pohled firemních procesů (nejen jejich integrace a definice pro provoz, možnosti je obecně definovat i pro postupy netýkající se samotných dokladů systému, ale obecných procesů nutných k efektivnímu fungování firmy) a snadnosti vyhodnocení a kontroly (forma, obsah a dostupnost).
Z toho v podstatě vyplývá i základní shoda a odlišnost s konkurencí. Většinou se shodujeme v řešených oblastech a snaze pokrýt obecně potřeby firmy, ale dost se lišíme ve způsobu provedení a zpracování. Pro nás je důležitější dlouhodobá vize trvalého rozvoje a systémového provedení, před rychlým vyřešením nové oblasti jako samostatného modulu, ale bez náležité integrace a technologie. Každý rok do vývoje zařazujeme jen tolik témat, kolik stihneme v dostatečné kvalitě realizovat. Nesnažíme se však jedno téma za jeden rok definitivně uzavřít, ale postupně ho v etapách rozvíjet. A i přes to mám pocit, že jsme si vybudovali na trhu renomé firmy, která jde vývojově velmi dopředu a každý rok přináší mnoho vylepšení.
Druhým přístupem je náš názor na trvalé vylepšování, tedy nezakonzervovat celý systém na nějakou dobu a po několika letech přijít s novu generací, ale průběžně vyvíjet funkčnost, technologii a uživatelské rozhraní. Jako důsledek této filosofie je fakt, že držíme a vždy jsme drželi souběh aktuálního a nastupujícího uživatelského rozhraní. Dle jednotlivých modulů, dokončenosti, případně osobních preferencí si konkrétní uživatelé v rámci jedné firmy mohli vybrat, zda se jim lépe pracuje dle dlouhodobých návyků, nebo je pro ně přínosnější již nové zpracování. V tom jsme asi na trhu rarita.

K2 je vyvíjen jako ucelený provázaný systém, nikoli soustava různých modulů. Jaké jsou výhody či nevýhody tohoto řešení ve srovnání s jinými alternativami?
Nevýhoda je nasnadě již z podstaty. Nikdy nebudeme mít všechno a současně v daných oblastech nebudeme nejlepší. Stále existují oblasti, kde disponujeme určitou úrovní řešení, ale pokud klient požaduje absolutní špičku, je potřeba napojit specializované řešení třetí strany.
Naopak i výhoda je zjevná. V naprosté většině oblastí zpravidla bohatě dostačuje její pokrytí a vyřešení dle Parettova pravidla do výše podstatných 80 % a ten zbytek buď dotahujeme v rámci implementace, nebo neřešíme, protože náklady na jeho dořešení jsou naprosto nenávratné a postrádají ekonomický smysl. Benefit, který však pramení z toho, že vlastní jádro systému řeší, dle nás naprosto zásadní provozní oblasti každé firmy dohromady, díky synergickému efektu uceleného přístupu naprosto přebíjí chybějících 20 % k teoretické dokonalosti. Především jde o řízené sklady, e-shopy a řešení portálů, predikce, procesní řízení workflow postupy a manažerské vyhodnocení. Právě proto, že to jsou potřeby firmy dle různých pracovních potřeb, je provázaný systém naší hlavní konkurenční výhodou.

Proč se firma rozhodla pro variantu každoročního upgradu formou nového systému?
Tento koncept držíme od začátku, jen s tím malým upřesněním, že dle potřeb našich klientů se cca co 3 roky rozhodneme začlenit do společného řešení další oblast, která už nabyla plošné potřeby a integrace. Výhoda tohoto konceptu spočívá v tom, že celkový upgrade systému posune vždy firmu jako celek na vyšší úroveň a umožňuje tak udržovat krok s rozvojem technologií, potřeb a úrovní požadavků. Odpadá tak starost a potřeba prověřovat komunikaci jednotlivých dílčích řešení mezi sebou, jejich napojení a problém, že každá dílčí část řešení může mít vylepšení jiným směrem v jiné časové periodě.
To, že se systém rozvíjí každý rok, je metoda postupných dílčích kroků, a klienti si mohou dle své velikosti a rozvíjené oblasti zvolit rytmus, zda tuto modernizaci využijí, nebo budou reinstalovat systém co dva roky. Delší období již je mimo koncept, protože za tři roky je posun již dost zásadní a znamená větší nárok na realizaci a přípravu. Na druhou stranu je to však motor k prověření metodických a procesních postupů a zpravidla významnou měrou redukuje původní implementační úpravy nahrazením standardu. Vzhledem k tomu, jak náročné technicky, procesně i finančně je implementovat nový systém, považujeme tuto metodu jednoznačně za výhodnější. Dělat častější, ale menší změny a udržovat se tak na aktuální technické a technologické úrovni.
Přínosem tohoto konceptu je to, že je trvale zajištěn soulad směrů rozvoje jednotlivých integrovaných částí systému. Pokud je řešení u zákazníka sestavováno z „nejlepších“ dílčích řešení na trhu, tak z podstaty věci vyplývá, že každý subjekt si směr, způsob a dynamiku rozvoje své dílčí části určuje samostatně a tudíž i celková komunikace a propojení se tím jen komplikuje a prodražuje. To nehovořím o změnách a rozvoji, či úpravách napříč všemi moduly, nebo o vyhodnocení, které potřebuje informace ze všech částí systému. Zlatým hřebem je pak realizace firemního procesu nad moduly z různých aplikací. Komunikace mezi uživateli, podmíněné zpracování dílčích kroků v rámci napojeného modulu, práva, tiskové sestavy, programátorské úpravy. Vše se zbytečně komplikuje, správce se učí více způsobů řešení, zadává práva na více místech v rozdílné podrobnosti atd.

Pro jaké podniky je K2 primárně určen, resp. má např. nějaká omezení dané velikostí či typem firmy? Provádíte jeho optimalizaci pro daného konkrétního zákazníka?
Systém je zaměřen především na společnosti, které hledají nástroj ke svému řízení. Existují i výjimky, ale vhodný je řekněme od 10 současně pracujících uživatelů nahoru. Dále se zaměřujeme na obchod, výrobu a služby, kde je větší pohyb dokladů a položek a nároky na analytiku a vyhodnocení. Kde je výhodou procesní řízení a online přístup k zpracovávaným datům a informacím. Chceme, aby se vše zpracovávalo jen jednou a informace se neduplikovaly, ale vzájemně provazovaly a podporovaly. Například pohled na zákazníka není jen ekonomický, ale i obchodní, co se s ním kdy absolvovalo. Zápis události do systému, není zápis do CRM, ale zobrazuje se i na dokladu, ke kterému je komunikace směrována. Na kartě zboží nejsou jen údaje pro skladovou evidenci, ale i pro e-shop, výrobu a prognózy a analytické hodnocení. Procesy neschvalují doklad jako přílohu, ale jednotlivé kroky podmiňují zpracování konkrétních akcí ve vlastním provozním systému. Dashboardy nepředstavují jen manažerský systém a grafické zobrazení výsledků, ale umožňují zpětný proklik až na originální záznam v systému v jeho nativní podobě, atd.
Všech těchto vlastností využíváme při implementaci a následné údržbě k optimalizaci řešení pro zákazníka. Někdy jej přesvědčíme, že má využívat postupy a metody ověřené a vypilované zkušenostmi z mnoha úhlů pohledů, jindy zase definujeme formuláře a funkčnost přesně dle jeho specifik tak, aby se našla optimální hranice, kde se má přizpůsobit systém a kde zákazník. Výsledek prostě musí být co nejvíce efektivní. Pozor, toto nemusí být jednorázový proces, ale v určitém cyklu se trvale opakující zvažování, kde právě roční nebo dvouletý systém upgradů přináší podněty, zda v konkrétní oblasti již nenastalo tolik změn, že existuje lepší řešení. /jv/