Výběr nového ERP systému není jednoduchá záležitost

Příkladem může být případová studie výběru a nasazení nového ERP systému u společnosti Bioveta, jedné z významných českých firem působících na mezinárodním trhu, kdy zkušený poskytovatel služeb v oblasti implemetace, poradenství ERP systémů a procesní optimalizace přispěl svými službami k úspěšnému a hladkému nasazení a fungování nového ERP systému.

Půl roku vybírání budoucnosti
Český farmaceutický výrobce veterinárních léčiv, vakcín, imunopreparátů a farmaceutických přípravků s výraznou zahraniční působností (exportuje do více než 80 zemí), působící ve velmi regulovaném a konkurenčním prostředí, potřeboval softwarovou platformu, která by firmě umožnila vyrovnat se s rostoucím objemem zakázek, nárůstem produkce a náročnějším plánováním výroby. Bioveta se proto rozhodla nasadit nové ERP řešení, neboť původnímu systému končila podpora a tím došlo k ukončení povinné aktualizace předpisů. Firma si zmapovala trh s ERP systémy, aby zjistila co nejvíce silných a slabých stránek jednotlivých řešení a dokázala z nich dobře zvolit optimální variantu.
Samotné výběrové řízení trvalo půl roku, byla zpracována řada nabídek, z nichž bylo vybráno 5 relevantních systémů. Proběhly prezentace jednotlivých platforem v oblasti podpory sledovaných procesů (obchod, zásoby, účetnictví, nákup a hlavně plánování výroby). Prezentace byly následně vyhodnoceny a ve finále se utkali dva dodavatelé, kteří poskytli hloubkové prezentace a případové studie. Protože zákonné funkce naplňovaly všechny systémy v tendru, management firmy potřeboval nezávislého poradce, který by dokázal objektivně posoudit uvažované systémy z pohledu referencí ve výrobním odvětví, a implementačních zkušeností a následně mohl být zvolen vítěz výběrového řízení. Bioveta proto navázala spolupráci s poradenskou společností AppliCon IT. Firma, která letos slaví dvě dekády svého působení, se úzce specializuje na oblast ERP systémů ve výrobních a obchodních společnostech. Opírá se o dlouholetou zkušenost a bohatou praxi z oblasti implementace a poradenství ERP systémů a v poslední době i v oblasti procesní optimalizace. Vychází ze zkušeností s implementacemi předních světových i lokálních systémů jako je SAP, Oracle, Microsoft, Infor, JDE, MFG Pro, IFS atd. Klíčovou rolí AppliCon IT byla pomoc při prezentacích, přípravě tematických oblastí výběru, vytvoření optimálního zadání a při vlastní implementaci.  
Na základě doporučených kritérií byla nakonec vybrána aplikace QAD od společnosti Minerva jako ERP systém se zaměřením na celopodnikové logistické procesy včetně plánování zdrojů, optimalizace zásob a souvisejících procesů.

Výběrem řešení to nekončí
Spolupráce s  AppliCon IT pak pokračovala ve fázi implementace, která byla završena úspěšným uvedením systému do provozu. K projektům nasazení ERP systému využívá AppliCon IT vlastní metodologii MAPIC, která se obecně zabývá třemi oblastmi: implementací ERP systému, procesní analýzou a procesní optimalizací vybraných procesů. Etapy spolupráce se zákazníkem na projektu zahrnují přípravu projektu včetně stanovení týmu, cílů, harmonogramu, procesní mapy apod., výběru systému (RFI, RFQ), kontraktačního modelu (včetně implementační, licenční, maintenance a kupní smlouvy) a vlastní implementace.

Projekt vlastní implementace pak obsahuje tyto čtyři blueprinty:
- Analýza - vypracuje dodavatel a materiál obhajuje před managementem,
- Realizace - klíčový uživatel vyškolený od dodavatele prezentuje managementu ovládání a nastavení integrovaného systému a to, jak vyhovuje potřebám společnosti,
- Příprava produktivního provozu - zátěžový test, který provádí koncový uživatel,
- Optimalizace - klíčový uživatel prezentuje managementu, jakým způsobem optimalizoval plánované procesy.

Přínosy v několika rovinách
Spolupráce s nezávislým poradcem vedla k větší přímočarosti projektu, dodržení stanovených termínů a nákladů, a vysoké kvalitě implementace, která se projevila v následném spolehlivém provozu. Díky součinnosti jak během výběrového řízení, tak ve fázi implementace se zákazníkovi podařilo nasadit optimální systém v požadovaném termínu, rozpočtu a funkčním rozsahu.
„Je podstatný rozdíl ve zkušenostech podniku, jež implementuje systém jednou za 7 let, a odborníka, který realizuje několik implementačních projektů za rok. Spoluprací se Zdeňkem Špelinou z AppliCon IT jsme získali jistotu dobré přípravy na celý projekt a jeho důsledné realizace podle moderních postupů, dobré metodické vedení nám pomohlo urychlit implementaci a zajistit fungování systému přesně podle našich představ,“ řekl Ing. Petr Vinklárek, ředitel sekce finančního řízení ve společnosti Bioveta.
Jak konstatují manažeři Biovety, klíčovou rolí firmy AppliCon IT byla pomoc při prezentacích, přípravě tematických oblastí výběru a vytvoření optimálního zadání stanovující, které činnosti jsou nutné a které jen podpůrné. Ještě důležitější poradenská role nastala v modelu kontraktace, kdy se již řešily smluvní záležitosti, vyčíslovaly náklady a vznášely se připomínky, a samozřejmě během implementace. Přítomnost konzultanta byla garancí vysokého respektu dodavatele k realizované zakázce, kvalitně provedené přípravné fáze a lepší kontroly nad celým projektem.  
Tímto způsobem se Bioveta pojistila proti největší noční můře podniků, které zavádějí nové ERP řešení, a tou je špatně provedená implementace. Projekt nakonec dopadl úspěšně souhrou tří hlavních okolností: dobré zainteresovanosti pracovníků, výběrem kvalitního systému a metodickým vedením zkušeného odborného konzultanta. Vedle hlavního cíle, tj. hladké změny ERP systému, se také podařilo splnit řadu dílčích cílů jako například lepší plánování, efektivnější CRM procesy apod.  
/myr/

Charakteristika a klíčové fáze projektu
- Nahrazení starého systému moderním ERP řešením, které musí splňovat definované požadavky.
- Výběr vhodného systému na základě doporučeného zadání.
- Implementace zvoleného řešení s využitím specifické metodologie.
- Splnění hlavních cílů implementace při dodržení plánovaných nákladů.

Publikováno: 24. 2. 2017 | Počet zobrazení: 1952 354