Podnikový informační systém a řízení strategické změny
Dobře zvládnuté řízení strategické změny je základem pro přežití firmy v podmínkách dnešního neustále se měnícího trhu. Plánování je dnes extrémně důležité, ale stejně tak je důležité umět plány i upravovat a měnit. A v tom vám mohou velice efektivně pomoci moderní podnikové informační systémy.
Základem dobře zvládnutého plánování bývají tvrdá, a hlavně přesná data. V podstatě libovolný podnikový informační systém umí sbírat, ukládat a zpracovávat téměř libovolné množství dat. Jenže důležité je, aby to byla ta „správná“ data a aby byla pravdivá. To, jak moc bude váš ERP systém schopen podporovat strategickou změnu, se paradoxně určuje již před jeho samotnou implementací, a to ve fázi analýzy procesů a potřeb.
Každá firma si během své existence projde okamžiky, kdy se něco nezačne dařit úplně optimálně, a musí na to reagovat. V těchto často až krizových momentech se zároveň nejlépe ukáže, co přesně by býval management potřeboval vědět, aby dokázal řešit vzniklou situaci efektivněji. To jsou přesně ta data, která by měl pak podnikový informační systém umět vyhodnocovat i sbírat. Pokud to v dané chvíli neumí, je namístě po odeznění krize systém nechat náležitě upravit.
Je tu však ještě požadavek na přesnost a také úplnost těchto dat. Proto je důležité umět zaměstnance správně motivovat, aby data do systému zadávali, a hlavně je do celého procesu zapojit a správně s nimi komunikovat.
Připravte si workflow a business intelligence
Data jsou to nejcennější, co firma má. Je však potřeba dodat jedno důležité ALE! Platí to jen za podmínky, že všechna historická data, která firma (nejen) ve svém plánovacím procesu používá, jsou správná a úplná. Proto pokud chcete do procesu řízení datové změny zapojit nové datasety, je obvykle potřeba věnovat těmto „kostlivcům ve skříni“ pozornost.
Samotné plánování strategické změny by mělo být standardizovaným procesem, stejně jako by jím mělo být plánování rozpočtu, výroby, obchodu, marketingových aktivit, skladových kapacit atd. Procesní řízení je něco, co libovolný podnikový informační systém umí velice dobře pokrýt a podpořit. Má k tomu totiž k dispozici standardizované nástroje v podobě workflow, sledování průchodu procesem atd.
Nedocenitelným zdrojem informací, které lze využít k iniciaci, realizaci i samotnému řízení strategické změny, jsou v dnešní době business intelligence (BI) nástroje. Nová edice Helios Orange proto nabízí vestavěnou cloudovou BI a totéž nabízí i náš systém Helios Green. Business intelligence umožňuje vidět v datech širší souvislosti. Už staré české přísloví říká, že pro stromy nemusíte vidět les, a v dnešní době gigantického množství dat je to pravda dvojnásob. To je o důvod víc, proč zapojit business intelligence do firemního rozhodování.
PDCA cyklus vyžaduje podporu
A tím se dostáváme vlastně i k samotnému základu řízení strategické změny. Takzvaný PDCA cyklus (od anglického Plan, Do, Check, Act) je totiž nikdy nekončícím procesem, kdy po fázi plánování přichází implementace plánu, pak ověření toho, proč a jak moc se ho dařilo nebo nedařilo zrealizovat, a nakonec i přijetí odpovídajících kroků k tomu, aby nový plán byl ještě úspěšnější než ten předchozí. To všechno jsou kroky, ve kterých vás může moderní podnikový informační systém, jako jsou například Helios Orange či Helios Green jen podpořit. Pro praktickou realizaci je však vždy potřeba mít kvalitní tým manažerů na všech úrovních řízení. Je to vlastně podobné jako v moderním automobilu s pokročilými asistenčními systémy – ty sice dokážou některé funkce řídit už bez zásahu řidiče, ale je to právě řidič, kdo rozhoduje o tom, jakým směrem se jeho auto bude ubírat.
Změna byla úspěšná. Co dál?
Největším nepřítelem manažera je každodenní operativa. Základem pro řízení firmy je schopnost strategicky myslet a mít nástroje i dovednosti pro implementaci strategických rozhodnutí. Aby se manažer mohl operativou zabývat co nejméně, je potřeba mít nástroje, které efektivně podchytí všechny standardizované procesy. I zde pomáhají podnikové informační systémy – usnadňují řízení procesů ve firmách tak, že manažer už nemusí nosit v hlavě, co kde je rozdělané a kdo má co dokdy schválit. Systém řeší vše automaticky a přehled nad děním ve firmě lze získat jediným pohledem do příslušné tabulky nebo dashboardu.
Data based management
Stará manažerská, respektive vojenská moudrost říká, že co nemůžete měřit, nemůžete řídit. A že dnešní informatizovaná doba umožňuje měřit ledacos, o nastupujícím Průmyslu 4.0 ani nemluvě. Moderní management je postavený, jak už bylo zmíněno, na tvrdých datech. Ta dávají jednak určitou jistotu při manažerském rozhodování, jednak umožňují využívat matematický aparát, včetně nástrojů pro forecasting, který k podpoře rozhodování máme k dispozici. Informační systémy Helios pro všechna odvětví nabízejí kombinaci nezbytných IT nástrojů, ale také technologických řešení (čtečky čárových kódů, čipových karet apod.), která maximálně usnadňují bezchybný sběr takřka libovolných dat. Není totiž nic horšího než stavět manažerské rozhodování na nepřesných, neúplných či neaktuálních údajích.
Víc hlav víc ví
To, že pokryjete všechny každodenní procesy, aby nemusely zbytečně zabírat místo v hlavách manažerů, a že jim dáte do ruky tvrdá data o klíčovém dění ve firmě, však nestačí. Na data je potřeba mít k dispozici také různé náhledy. Mít možnost s nimi pracovat nejen v rovině operativního řízení, ale také strategického přemýšlení. K tomu opět nejlépe slouží již zmíněné nástroje business intelligence. Například systémy Helios všem bez rozdílu nabízejí i vestavěné cloudové nástroje pro BI. Drží se přitom staré české moudrosti, že víc hlav víc ví. V moderně řízené firmě by totiž business intelligence neměla být jen výsadou nejvyšších manažerů.
Ing. Lukáš Ontl
Asseco Solutions
256
.gif)
