Vybíráte nový ERP systém? Nepodceňujte přípravu!

Přechod na nový ERP (Enterprise Resource Planning) systém znamená obvykle významnou změnu a zásah do provozu firmy. Jeho výběru i samotné implementaci je nutno věnovat maximální pozornost a úsilí. I zdánlivě drobná chyba nebo nepřesné či nevhodné nastavení totiž může znamenat nepříjemné důsledky v budoucnu, a je proto více než žádoucí těmto potenciálním problémům předejít.
Mezi obvyklá rizika při výběru ERP systému patří volba nevhodného dodavatele, který nepomáhá aktivně s implementací, nedostatečná zákaznická podpora, málo či špatně přizpůsobivý systém, který nedokáže adekvátně reagovat na změny. Na straně zákazníka to bývají zase často chybějící nebo špatně zvolené požadavky na systém a přehnaná očekávání či špatně vybraný tým.
Špatně zvolený dodavatel ERP systému může firmu stát nejen značné finanční náklady, ale i spoustu ztraceného času, či paralyzovaných procesů. Důležité je věnovat odpovídající pozornost výběru jak systému samotného, tak jeho dodavatele, s ohledem na to, co se od ERP systému očekává. Firmy se liší svými požadavky i možnostmi, a ne každý systém je vhodný pro daný případ.
Těmto rizikům je možné se vyhnout, nebo je přinejmenším zredukovat na minimum (implementace, při níž by se dříve či později nenarazilo na nějaké úskalí, je dost nepravděpodobná, ale důležité je, že problémy, jež se obvykle objeví v jejím průběhu, se dají úspěšně vyřešit, a nejde o tzv. kritické, zásadní problémy).
Na výběru ERP ze strany zákazníka/uživatele by se měl podílet zkušený interní tým, zahrnující zástupce všech oddělení, která budou se systémem pracovat a detailně znají v něm fungující procesy. Roli vedoucího týmu by měl zastávat zkušený zaměstnanec, který ve firmě pracuje už delší dobu a zná nastavené procesy.
Důležité je určit hlavní cíle, které má ERP systém řešit, a definovat korektně všechny požadavky a funkce, které by měl splňovat, protože pokud některý z nich není zahrnut, může to vést ke špatně zvolenému (či nastavenému) ERP systému, nebo k problémům, které se projeví časem, kdy je řešení přinejmenším komplikované a nákladné, pokud už ne vůbec nemožné. Tým, který je zodpovědný za definování požadovaných nároků, musí proto vzít v úvahu nejen ty aktuální, ale i časem předpokládané funkce, které bude pravděpodobně potřeba v budoucnu (ERP systém je dlouhodobá záležitost, která bude firmě sloužit řadu let) i za 10 let. Je nutno vzít do úvahy, že firma se časem může měnit, růst a bude potřebovat zvládnout nové potřeby (a to i případné legislativní změny), takže systém musí být dostatečně flexibilní a přizpůsobitelný změnám. Významným prvkem je také zákaznická podpora ze strany dodavatele, což seriózní dodavatelé nabízejí přímo jako součást systému v různé formě od telefonické či on-line podpory až po vyhrazeného specialistu. Důležité je však, i v jakém časovém horizontu je podpora k dispozici, a zda zahrnuje např. možnost konzultací. Na základě analýzy těchto informací pak lze provést vytipování možných řešení a výběr potenciálních dodavatelů, z nichž by měl ve finále vzejít nový podnikový systém.
K minimalizaci potenciálních rizik provede seriózní dodavatel (obvykle ve spolupráci s určeným interním týmem) detailní analýzu provozu dané firmy (resp. výroby a s ní souvisejících procesů), včetně zjištění kritických míst a procesů, které systém může pomoci zefektivnit, a navrhne vhodné řešení, jež je opět konzultováno s určenými specialisty. Výsledkem těchto postupných kroků by měl být implementační projekt. Poté je k zákazníkovi vyslán implementační tým, který pomáhá s nasazením ERP systému. Dodavatel také zajistí zaškolení zaměstnanců.

Jan Přikryl

Publikováno: 21. 2. 2020 | Počet zobrazení: 835 225