Jak na řízenou dokumentaci ve výrobním podniku
Řízené dokumentace, jako jsou směrnice, návodky či nařízení v každé firmě neustále přibývají. Je to dáno rostoucími požadavky státních orgánů či korporací na zavádění nových a nových předpisů a opatření na bezpečnost práce, environmentální chování, zvyšování kvality a další oblasti.
Vedle toho řadu firem trápí nedostatek pracovníků, který řeší často najímáním málo kvalifikovaných sil. Pro ně je nutno připravovat detailní pracovní návodky, aby bylo zajištěno, že pracovník, než jde dělat novou práci, byl na ni řádně proškolen. Standardní řešení – vytištěná návodka a podpisový arch při větším množství pracovníků a jejich fluktuaci zdaleka nepostačuje.
Problematiku řízené dokumentace můžeme rozdělit na dvě části. První je proces tvorby dokumentu, jeho připomínkování a schvalování a následné pravidelné přezkoumávání. Druhý proces zajišťuje seznámení pracovníků s dokumentem. Vytvoření dokumentu v textovém editoru je samozřejmé, ale co dále? Rozešlu e-mailem všem zodpovědným osobám, vrátí se mi řada připomínek, některé si budu muset vyjasnit (několik e-mailů sem a tam), následně připomínky zapracuji a opět rozešlu? Nakonec vytisknu, nechám podepsat oprávněné osoby, naskenuji a uložím na sdílený disk, papírový originál do archivu a do nějakého sdíleného dokumentu zapíši směrnici, datum přezkoumání, platnosti a další údaje. Ano, tato cesta je možná, ale odpovídá to možnostem, které dnes nabízí moderní DMS (systém správy dokumentace)? Asi si sami odpovíte, že ne. Takový proces je zdlouhavý a obtížně sledovatelný. Jaké řešení se tedy nabízí?
První krok
Na agendu spojenou s řízenou dokumentací lze nasadit DMS, např. EasyArchiv. V systému se nadefinují jednotlivé typy, případně podtypy řízených dokumentů. Každý typ má nadefinované potřebné atributy a šablonu vlastního dokumentu. Zároveň může pro každý typ/podtyp být nadefinováno rozdílné workflow. Pokud jsem tedy pověřen vytvořením nové směrnice, založím ji v systému, čímž se spustí workflow, proces tvorby řízené dokumentace, a začnu tvořit vlastní dokument. Šablona dokumentu má provázané potřebné atributy se systémem, tj. nepřepisuji údaje mezi systémem a dokumentem. Zároveň mohu danou směrnici provázat s jinými dokumenty. Když jsem hotov, potvrdím splnění ve workflow a směrnice jde do připomínkování. Těm, kteří se mají k dokumentu vyjádřit, přijde díky workflow „úkol“ připomínkovat dokument, zároveň mohou dostat i notifikaci prostřednictvím e-mailu. Naše řešení jim umožňuje dokument otevřít buď pomocí klienta systému (WEB, nebo Windows), anebo přímo z e-mailu v Outlooku. Připomínkování se pak provádí formou revizí v textu. Autor jednotlivé připomínky aplikuje do finální verze dokumentu a ten se pošle schvalovatelům. Po schválení se automaticky vygeneruje PDF se směrnicí, kde jsou doplněna jména všech schvalovatelů a další potřebné informace.
U každého dokumentu mám možnost nastavit periodicitu přezkoumání, popř. skartace. V takovém případě mi s dostatečným předstihem přijde „úkol“ směrnici přezkoumat, popř. zrušit. Důležitá je již zmiňovaná možnost odkazu na jiné dokumenty. Pokud někdo upravuje nějaký řízený dokument, systém vyvolá požadavek i na přezkoumání provázaných dokumentů. Za zmínku stojí i možnosti vyhledávání relevantních dokumentů na určité téma, pokud si nejsem jistý, kde všude se nějaká informace vyskytuje, např. hledám všechny relevantní pracovní návodky k určité lince. V takovém případě s výhodou využiji fulltextové prohledávání nejen v atributech, ale i přímo v jednotlivých dokumentech (souborech).
Druhý krok
Po vytvoření řízeného dokumentu je prokazatelné seznámení konkrétních pracovníků s ním. Na to je opět workflow, kde jsou přiřazené jednotlivé role, popř. konkrétní osoby, kterým přiteče úkol seznámit se s dokumentem. On pak musí dokument otevřít a potvrdit, že se s obsahem seznámil. Kdykoliv je pak snadné si udělat přehled, kdo se kdy s jakým dokumentem obeznámil, popř. kdo ještě ne a upomenout ho. To si každý umí představit u kancelářských pracovníků, kteří mají své účty ve firemních informačních systémech. Jak to ale řešit u operátorů na dílně?
Klasické řešení vytisknutý dokument a podpisový arch tím správným řešením rozhodně není – neumožní mi to operativně zjistit, zda mohu daného pracovníka pustit na určitou práci. Na dílnách se proto rozmisťují jednotlivé „kiosky“ – jednoduchý portál, na který se každý pracovník přihlásí zpravidla pomocí své docházkové karty a opět dokument přečte a potvrdí seznámení se s ním.
Problematika řízené dokumentace se zdá být celkem jednoduchá, ale stále i v řadě velkých společností není řádně pokrytá a skýtá tak poměrně velký potenciál pro zlepšení v rámci digitalizace procesů.
Pavel Mareš, TD-IS
Foto: TD-IS
153
.gif)
