ERP jako předehra k digitální transformaci

Chtějí přesně vědět, v jakém stavu se nachází ta která zakázka, chtějí mít přesný přehled o nákladech a ziskovosti a vědět o dopadech změn, kterými je každé podnikání protknuté.
Firmy o ERP projektech přemýšlejí jako o nedílné součásti digitální transformace, avšak v reálu se v převážné většině jedná o obnovu podnikového informačního systému, bez strategické vize, co má nový ERP firmě v budoucnu přinést. Aby mohly být takové projekty plnohodnotnou součástí digitální transformace, musejí podniky k modernizaci přistupovat holisticky a komplexně, s cílem postupně zdigitalizovat a zautomatizovat všechny podnikové procesy.
Neměly by zapomínat, že ne všechny procesy se odehrávají jen v rámci ERP. Ve výrobní firmě, ve které procesy přesahují do výroby, je nutné zdigitalizovat a zautomatizovat i samotnou výrobu a napojit ji na podnikový informační systém. Digitalizace výroby bez moderního ERP a propojení výroby s ERP nepřenese podnik do opravdového Průmyslu 4.0 a neumožní komplexní přehled o stavu jeho podnikání.

Jak na to
Při rozhodování o modernizaci byznysových procesů a firemního IT je třeba vyhodnotit situaci a zvážit, které investice budou mít největší přínos a kde začít. Například nemá cenu digitalizovat podnikové procesy ve chvíli, kdy firma používá 20 let starý podnikový informační systém ERP. Stejně tak není úplně ideální budovat robotické pracoviště, za kterým budou stát excelovské tabulky.
Je dobré pohlížet na IT investice jako na způsob řešení byznysových problémů, kde jde například o zrychlení dodávek, sledování auditní stopy, nákladů a s nimi spojenou ziskovost či sledování změn a jejich dopadu na výrobní proces. U takto komplexní transformace je třeba si ve spolupráci s managementem a majiteli stanovit byznysové cíle a po úspěšném uvedení do provozu ERP systém dále rozvíjet.
Podnikový informační systém ERP se svojí databází by se měl stát centrálním úložištěm všech dat, protože on jediný je schopen spojit data s firemními procesy. Podnik tak dosáhne holistického pohledu na stav svého podnikání a jen díky propojení dat s procesy se bude moci rychle a lépe rozhodovat. Opačný přístup, kdy každý digitalizační subprojekt má svou databázi, hrozí roztříštěností podnikových dat. Firma se paradoxně může po digitalizaci ocitnout přesně v situaci, kterou se snaží změnit, tj. různé procesy mají vlastní zdroje dat a pro konsolidaci a prezentaci slouží excelové tabulky.
Pro výrobní podniky je důležitý proces MRP (Material Requirements Planning), který detailně řídí vše, co pro nepřetržitý chod výroby podniky potřebují, tj. sledování stavu materiálu ve skladu nebo na cestě a jeho spotřebu ve výrobě. Moderní podnikové informační systémy podporují i návazné procesy, jako například plán výroby, plán proaktivního nákupu materiálu, zajištění potřebné dopravní kapacity pro dopravu materiálu nebo expedici hotových výrobků, údržbu výrobních prostředků a další.
Přizpůsobení ERP požadavkům podniků je velké téma. Podniky cítí velmi správně, že čím více budou ERP systém přizpůsobovat svým požadavkům, tím dražší a komplikovanější bude jeho rozvoj do budoucna, a tím pomaleji se budou rozvíjet. Přizpůsobení logicky vede na unikátní řešení, jehož vývoj mnohdy stojí více než konfigurace standardních procesů a jehož znalost je velmi omezená. Málokterý podnik je však připraven používat implementované procesy (tzv. best practices), kvůli specifickým požadavkům klíčových uživatelů nebo byznysového prostředí, ve kterém se podnik pohybuje. Velmi často jsou však tyto požadavky jen zástupným důvodem. Podstatným důvodem je obava podniku a klíčových uživatelů ze změny.
Proces řízení změny je při digitalizaci jedním z klíčových procesů v celém podniku. Správné řízení změny minimalizuje rizika, která jsou nepochybně spojena s tak rozhodující transformací, jako je právě digitalizace.

Ve firmě či v cloudu
V současné době se zájem o projekty on-premises, tedy se servery umístěnými u zákazníka, vyrovnává se zájmem o cloud. Cloudové nasazení komplikuje smluvní vztah, protože do jednoduchého dvoustranného vztahu implementační partner –  zákazník – vstupuje poskytovatel cloudové služby, který není ochoten smlouvy měnit. Cloudové poplatky jsou dále vedeny jako čistý náklad na pronájem služby, který se nedá odepisovat. Cloud se ale překotně rozvíjí a nabízí řadu inovativních služeb. Někteří dodavatelé dokonce už zcela upustili od rozvoje svých systémů on-premises. Cloud dále přitahuje ty zákazníky, kteří se nechtějí starat o infrastrukturu a samotný provoz ERP, například i z důvodu nedostatku kvalifikovaného IT personálu. Jistou alternativou ke cloudové službě může být hosting v některém z datových center, které správu HW nabízí.

Rozpočet a výběr partnera
Partneři a konzultační firmy hrají při výběru a implementaci ERP klíčovou roli. Do procesu vstupují v roli rádce, který je schopen podniku poradit, v kterém prostředí systém ERP implementovat, jak systém integrovat s aplikacemi třetích stran, a konečně doporučit, jak systém nastavit, aby podnik minimalizoval vývoj na míru.
Výběr dodavatele ERP, ať už je specializovaný, univerzální, domácí či zahraniční, je úzce spjatý s tím, jak podnik uchopí digitální transformaci. Některé podniky přistupují k digitalizaci jako k jakési skládačce a vybírají si jednotlivé stavební kameny izolovaně. Jiné naopak vybírají mezi ERP, které co nejvíce pokryjí jejich klíčové procesy. Při výběru ERP doporučuji přihlédnout k faktorům, jako komplexita stávajících procesů, zahraniční pobočky, finanční konsolidace, oborové řešení pro oblast podnikání, podpora pro místní legislativní předpisy a nařízení, na trhu dostupné zdroje pro implementaci, množství nutného zákaznického vývoje na míru a další.
Rozpočet samozřejmě patří mezi důležitější parametry. Nejčastěji bývá překračován z následujících důvodů: Povrchně formulované cíle, kterých chce podnik dosáhnout, nedostatečná příprava a chyby v plánování projektu, malá alokace vlastních zdrojů, protože bez podstatného zapojení klíčových uživatelů se nový ERP nenasadí, a příliš mnoho vývoje na míru. Dodržení rozpočtu dále závisí na tom, jak podnik řídí změnu (change management) a rizika, které se změnou souvisí.

Ivo Procházka, Ness Czech
Foto: Shutterstock, iStock

Publikováno: 4. 6. 2022 | Počet zobrazení: 327 81