BPM pro efektivní digitalizaci procesů

Věci se mění příliš rychle. Je nutné brát digitální transformaci firmy jako základ, který je důležitý pro účinné soupeření s konkurencí.
Abyste dosáhli cíle, zjistěte, jak s využitím Business Process Managementu (BPM) zpřehlednit a digitalizovat schvalovací procesy ve firmě. Objevte jeho výhody a konkrétní řešení, které můžete snadno aplikovat také ve vaší společnosti. Digitalizace procesů přitom nemusí být pro firmy nedosažitelné sci-fi. S BPM můžete uspět také vy.

Jak na procesy
Business Process Management lze obecně definovat jako analýzu a následné vylepšování podnikových procesů, ke kterému se tyto nástroje využívají. Existují nástroje, díky kterým můžete BMP poměrně jednoduše ihned uvést v praxi a prostřednictvím otevřených rozhraní je integrovat na další informační systémy, například s ERP nebo se systémy dodavatelů.
Jde vlastně o byznysovou disciplínu, která slouží k poznání a řízení procesů ve společnosti. Obvykle se totiž měří pouze výsledky. S BPM však můžete měřit také procesy. Lze tak jednoduše zjistit, jak dlouho vám například trvá prodat produkt, obsloužit klienta nebo jak ve firmě optimalizovat a automatizovat procesy tak, abyste ušetřili.

Nejen pro snížení chybovosti
HR, finance, schvalovací procesy… tyto a mnohé další činnosti je vhodné podpořit nástrojem, který dovoluje zaměstnancům jednoduše spolupracovat na jednotlivých úkolech a výrazně tak zvýšit efektivitu jejich práce. Manažerům na druhé straně toto plnohodnotné workflow poskytuje detailní přehled o plnění zadaných úkolů a jejich vývoji kdykoliv a kdekoliv.
Každá firma totiž potřebuje mít ve svých agendách pořádek a efektivitu – díky BPM je jednoduché zpřehlednit interní agendu, digitalizovat schvalovací procesy, snížit chybovost i dobu prodlení, zvýšit produktivitu nebo urychlit zpracování dokumentů. Navíc je s BPM hračka sdílet informace a znalosti v týmu nebo mezi jednotlivými týmy.
„Je třeba si uvědomit, že doba papírů a e-mailů je dávno pryč. Že jedině digitální doba dokáže zajistit dokonalý pořádek v řízení firmy. Business Process Management v konečném důsledku znamená zvýšení kvality práce, provozní efektivity a eliminaci plýtvání. A hlavně podporuje poskytování lepších produktů a služeb zákazníkům,“ říká Jiří Cmíral, obchodní ředitel Socos IT.

Jednoduše shrnuto

BPM je účinným nástrojem procesního řízení z těchto důvodů:
- Zaměření BPM na standardizaci procesů snižuje riziko lidské chyby.
- Poskytuje manažerům lepší přehled o výkonnosti procesů a pomáhá jim identifikovat úzká místa.
- Automatizační nástroje zvyšují efektivitu a umožňují zaměstnancům soustředit se na úkoly, které vyžadují lidské znalosti a zásahy.
- Výše uvedené důvody dávají zaměstnancům více času na identifikaci dalších procesních vylepšení a automatizací pro neustálé zlepšování podnikových procesů.

Využití v praxi je prakticky neomezené
Efektivní řízení podnikových procesů je zásadní pro úspěch každého podniku. BMP lze zapojit prakticky do jakéhokoliv procesu v mnoha oblastech, například ve financích, HR nebo při evidenci zakázek. S užitečným řešením si můžete vytvořit formulář na cokoliv a jednoduše si nadesignovat celý proces a automatizovat ho. Příkladem mohou být interní požadavky zaměstnanců.
„Představte si, že ve firmě máte 300 zaměstnanců, ale jen 10 % má přístup do ERP systému. Požadavky zaměstnanců proto řešíte papírovými žádankami nebo e-mailovou komunikací. Je jasné, že takový proces zabere spoustu času, který by šlo využít pro důležitější úkoly. S využitím BMP jako nástavby nad ERP systémem získáte procesní platformu, která bude v rámci schvalovacích procesů fungovat digitálně a automatizovaně,“ vysvětluje Jiří Cmíral.

Nová verze DOCU-X
Řešení DOCU-X od společnosti Socos IT fungovalo do poslední doby převážně jako DMS systém. S novou a vylepšenou verzí se však řešení posunulo k Business Process Managementu.
Součástí řešení se totiž stal přehledný a robustní designér na procesy, se kterým je možné v rámci DOCU-X digitalizovat jakýkoliv schvalovací či jiný proces. Tato platforma běží napříč společností i napříč využívanými systémy včetně ERP. S DOCU-X teď lze využít všechny výše uvedené výhody a mnohem víc.
Jeden ze zákazníků společnosti Socos IT vybral pro svou firmu řešení DOCU-X. Hlavním důvodem byl problém s obsazením administrativně-ekonomických pozic spolehlivými zájemci. Situaci popsal Adam Příhoda, PBW GROUP s.r.o., takto:
„Výrazně jsme zefektivnili ekonomicko-administrativní úsek (menší náklady, nižší chybovost) a získali rychlejší, přehlednější a dostupnější informace pro management. Díky DOCU-X si vystačíme se čtvrtinou zaměstnanců oproti původnímu plánu.”

Alexandra Tomečková
Foto: Shutterstock, Socos IT

Publikováno: 23. 6. 2023 | Počet zobrazení: 186 46