Jak na řízenou dokumentaci ve výrobním podniku...
Řada firem řeší nedostatek pracovníků najímáním málo kvalifikovaných sil. Pro ně je nutno připravovat detailní pracovní návodky a zajistit, aby byli na práci řádně proškoleni. Standardní řešení – vytištěná návodka a podpisový arch při větším množství lidí a jejich fluktuaci již nepostačuje.
Řízené dokumentace, jako jsou směrnice, návodky či nařízení v každé firmě neustále přibývají. Je to dáno rostoucími požadavky státních orgánů, zavádění nových předpisů a opatření na bezpečnost práce, na environmentální chování, či zvyšování kvality a další oblasti.
Problematiku řízené dokumentace lze rozdělit na dvě části. První je proces tvorby dokumentu, jeho připomínkování a schvalování a následné pravidelné přezkoumávání. Druhý zajišťuje seznámení pracovníků s dokumentem. Vytvoření dokumentu v textovém editoru je samozřejmé, ale co dále?
Rozešlu e-mailem všem zodpovědným osobám, vrátí se mi řada připomínek, některé se budou muset vyjasnit (e-maily sem a tam), následně připomínky zapracuji a opět rozešlu? Nakonec vytisknu, nechám podepsat oprávněné osoby, naskenuji a uložím na sdílený disk, papírový originál do archivu a do nějakého sdíleného dokumentu zapíši směrnici, datum přezkoumání, platnosti a další údaje.
Ano, tato cesta je možná, ale odpovídá to možnostem, které dnes nabízí moderní DMS (systém správy dokumentace)? Asi si sami odpovíte, že NE. Takový proces je zdlouhavý a obtížně sledovatelný. Jaké řešení se tedy nabízí?
Jak již bylo zmíněno, lze na agendu s řízenou dokumentací nasadit DMS, např. EasyArchiv. V systému se nadefinují jednotlivé typy, případně podtypy řízených dokumentů. Každý typ má nadefinované potřebné atributy a šablonu vlastního dokumentu. Zároveň může pro každý typ/podtyp být nadefinováno rozdílné workflow. Pokud jsem tedy pověřen vytvořením nové směrnice, založím ji v systému, čímž se spustí workflow proces tvorby řízené dokumentace a začnu tvořit vlastní dokument.
Šablona dokumentu má provázané potřebné atributy se systémem, tj. nepřepisuji údaje mezi systémem a dokumentem. Zároveň mohu danou směrnici provázat s jinými dokumenty. Poté potvrdím splnění ve workflow a směrnice jde do připomínkování. Těm, kteří se mají k dokumentu vyjádřit, přijde díky workflow „úkol“ připomínkovat dokument, zároveň mohou dostat i notifikaci prostřednictvím e-mailu.
Naše řešení jim umožňuje dokument otevřít buď pomocí klienta systému (WEB nebo Windows), anebo přímo z e-mailu v systému Outlook. Připomínkování se pak provádí formou revizí v textu. Autor poté jednotlivé připomínky aplikuje do finální verze dokumentu a ten se pošle opět pomocí workflow schvalovatelům. Po schválení se automaticky vygeneruje PDF se směrnicí, kde jsou doplněna jména všech schvalovatelů a další informace. Mám možnost nastavit u každého dokumentu periodicitu přezkoumání, popřípadě skartace. V takovém případě mi později s dostatečným předstihem přijde „úkol“ směrnici přezkoumat, popř. zrušit.
Důležitá je již zmiňovaná možnost odkazu na jiné dokumenty. Pokud někdo upravuje nějaký řízený dokument, systém vyvolá požadavek i na přezkoumání provázaných dokumentů. Za zmínku stojí i možnosti vyhledávání relevantních dokumentů na určité téma, pokud si nejsem jistý, kde všude se nějaká informace vyskytuje, např. hledám všechny relevantní pracovní návodky k určité lince. V takovém případě s výhodou využiji fulltextové prohledávání nejen v atributech, ale i přímo v jednotlivých dokumentech (souborech).
Druhým krokem po vytvoření řízeného dokumentu je prokazatelné seznámení konkrétních pracovníků s ním. Na to je opět workflow, kde jsou přiřazené jednotlivé role, popř. konkrétní osoby, kterým přiteče úkol seznámit se s dokumentem. On pak musí dokument potvrdit, že se s obsahem seznámil. Kdykoliv je pak snadné si udělat přehled, kdo se kdy s jakým dokumentem seznámil, popř. kdo ještě ne a upomenout ho. To si každý umí představit u kancelářských pracovníků, kteří mají své účty ve firemních informačních systémech. Jak to řešit u operátorů na dílně?
Klasické řešení – vytisknutý dokument a podpisový arch tím správným řešením rozhodně není – neumožní to operativně zjistit, např. zda mohu daného pracovníka pustit na určitou práci. Na dílnách se proto rozmisťují „kiosky“ – jednoduchý portál, na který se každý pracovník přihlásí pomocí své docházkové karty a opět dokument přečte a potvrdí seznámení se s ním.
Problematika řízené dokumentace se zdá být celkem jednoduchá, ale stále i v řadě velkých společností není řádně pokrytá a skýtá tak poměrně velký potenciál pro zlepšení v rámci digitalizace procesů.
www.td-is.cz
Foto: TD-IS
19
.gif)
