Elektronické faktury bez digitálního podpisu vystavují firmy do budoucna značnému riziku
Téměř čtyři pětiny firem (82 %) si elektronicky přijatou fakturu vytisknou a dále ji uchovávají jen v tištěné podobě, okolo 20 % firem fakturu doručenou ve formátu PDF tiskne dokonce opakovaně. Ale jen necelá pětina firem, které elektronické faktury zpracovávají, požaduje po svých dodavatelích připojit k elektronické faktuře i elektronický podpis.
Údaje z průzkumu společnosti CCV Informační systémy mezi 245 středně velkými a velkými firmami s ročním obratem nad 100 mil. Kč dokumentují zatím neutěšený stav povědomí o nových podmínkách.
Vzhledem k tomu, že novela zákona o DPH mj. požaduje po každém plátci DPH zajistit věrohodnost původu všech faktur, neporušenost jejich obsahu a čitelnost po celou dobu uchování dokladu, vystavují se firmy pracující s elektronickými dokumenty neopatřenými autentizačními a verifikačními prvky do budoucna velkému riziku. Právě elektronické faktury opatřené elektronickým podpisem jsou totiž schopny ulehčit zajištění důležitých vlastností – neporušenosti obsahu a věrohodnosti původu faktury. Pokud totiž, podle nového znění zákona, nepoužijí elektronický podpis nebo EDI (Electronic Data Interchange), budou muset zajistit další kontrolní mechanismy vytvářející spolehlivou tzv. auditní stopu. To znamená např. pomocí vzájemného odkazování a párování dokladů prokázat průběh uskutečnění příslušného daňového plnění s dostatečnou mírou jistoty třeba ze tří nezávislých stran (objednávky od zákazníka, dodací listy od dodavatele, výpisy z účtu od banky apod.).
Zavádějící interpretace novely
„Spoléhat systémově ve středně velké firmě na vzájemné odkazování dokladů jako hlavní nástroj k zajištění požadovaných náležitostí daňového dokladu může být v konečném důsledku rizikem. Není totiž jisté, jak vše následně obstojí před daňovou kontrolou. navíc se objevily zavádějící informace, které interpretují novelu zákona o DPH tak, že při elektronické fakturaci nebude již dále třeba elektronický podpis a časové razítko. Opak je však pravdou – proto se Národní fórum usneslo, že bude důrazně upozorňovat na nežádoucí důsledky v účetní praxi plátců daně, pokud by nepoužívali při vystavení a doručení faktur ve formě elektronických dokumentů elektronický podpis nebo EDI,“ říká Petr Ondrášek ze společnosti CCV Informační systémy a zároveň zástupce ICT Unie v Národním mnohostranném fóru ČR pro elektronickou fakturaci při Hospodářské komoře.
Novela zavádí nové obecné formulace pro výklad pravidel fakturace, vystavení a uchování dokladů, které se vztahují stejně na papírovou i elektronickou formu dokumentu. Firmám, které respektovaly dosud platná zákonná ustanovení při využívání elektronické fakturace, nepřináší zásadní změnu. Podle dosud platné úpravy bylo možné vystavovat doklady pouze tak, že byly opatřeny zaručeným elektronickým podpisem nebo značkou, nebo pokud byla zaručena věrohodnost původu a integrita obsahu daňového dokladu elektronickou výměnou dat EDI. Zásadní rozdíl nové úpravy je v tom, že stejné požadavky, jaké byly dosud kladeny na elektronický dokument, budou platit i pro papírovou formu.
Vytisknout na papír nestačí
„Dá se očekávat, že tak jako novela zákona o DPH požaduje, aby faktury přesně navazovaly na průběh plnění v ostatní dokumentaci, vyvolá změny dosud bezstarostného přístupu řady plátců DPH k dokladům v listinné formě. U elektronické formy faktury je povinnost zajistit věrohodnost původu a neporušenost obsahu dokladu ukotvena již v dosud platné úpravě,“ komentuje současný problém Barbora Procházková z advokátní kanceláře Central European Advisory Group.
Většina firem totiž dosud přistupuje k problematice elektronické fakturace poměrně lehkovážně. Přestože už více než polovina (51 %) v průzkumu oslovených firem vystavuje své faktury elektronicky, jen menšina (41 %) je opatřuje elektronickým podpisem. A pokud již faktury opatřeny elektronickým podpisem jsou, velmi často si je jejich příjemci vytisknou a dále archivují v tištěné podobě. Tento postup však Barbora Procházková rozhodně nedoporučuje: „Pokud firma nepoužije autorizovanou konverzi dokumentu prostřednictvím notáře nebo Czech Pointu, což se samozřejmě ve většině případů neděje, pak časem dojde k oslabení autenticity původu a integrity obsahu, případně jejich ztrátě, a snižuje se důkazní síla dokumentu. Společnost pak v budoucnu ztrácí možnost pořídit jeho opis.“
751
