Počítače a systémy ve službách firem: Vybrat správný systém je věda
Pořízení podnikového informačního systému je záležitostí, před níž čas od času stane každá firma. Patří do kategorie tzv. kritických rozhodnutí, na nichž do značné míry závisí celé budoucí směrování a fungování firmy, což zejména u výrobních podniků je doslova existenční otázka.
Podnik a podnikové IT jsou dnes navzájem neodmyslitelnou součástí jeden druhého. Prakticky ani nejmenší řemeslné firmičky se dnes neobejdou bez počítačů (pokud jim účetnictví nedělá externí firma) a velké společnosti jsou na kvalitní a fungující IT infrastruktuře a datovém zázemí, podnikovém systému obsahujícím terabajty informací všeho druhu, doslova životně závislé. Bez něj by v neúprosném konkurenčním prostředí neměly šanci. Výběr správného řešení pro konkrétní firmu však není jednoduchou záležitostí. V dobrém případě firmě může pomoci ušetřit hodně peněz, v opačném případě ale i způsobit nemalé ztráty. Ať už v podobě prostředků utopených ve špatně fungujícím systému (který je časem obvykle stejně nutno nahradit jiným), nebo peněz, které utečou ze zmeškaných příležitostí (většinou opět kvůli informacím, jež lépe zvládla konkurence).
Ale jak vybrat to správné řešení, a jak se vyhnout chybám, na kterých se spálili už jiní? A jak vyhodnotit finanční stránku věci, aby se neinvestovaly zbytečné peníze, ale aby se neušetřilo na nesprávných místech? Je potřeba pořizovat nový systém, když starý ještě, byť s občasnými drobnými problémy vcelku funguje? A vyplatí se to vůbec?
V duchu parafráze názvu slavného filmu Woodyho Allena: „Vše, co jste chtěli o tom vědět, ale báli jste se zeptat“ jsme se proto obrátili na experty, kteří v branži podnikových informačních systémů mají letité zkušenosti prakticky od dob jejího počátku u nás. Odpovídá Ing. Jiří Hub, místopředseda představenstva Asseco Solutions, a.s.
Co může pro výrobní firmy přinést moderní podnikový informační systém, za jakých podmínek se jim vyplatí?
Mluvíme-li o výrobních firmách, pak jim moderní informační systém přinese především zefektivnění výroby. Zanedbatelný však není například ani rychlejší a kvalitnější přehled o stavu materiálu a zásob. Sečteno a podtrženo: moderní informační systém může výrobním firmám buď ušetřit znatelné finanční prostředky nebo – a to spíše – pomoci jim více a rychleji vydělávat.
Co obnáší pořízení podnikového systému? Nejen ve finančním vyjádření, ale i pokud jde např. o přípravné procesy a jeho vlastní implementaci? Jaká hlavní kritéria by měla rozhodovat při výběru systému?
Právě přípravné procesy hrají při pořízení informačního systému zásadní roli. Je totiž nutné, aby management firmy, která si systém pořizuje, přesně věděl, proč jej chce pořídit a co od něj očekává. To by se mělo odrazit v procesu přípravy a v zapojení konkrétních lidí, kteří budou systém vybírat a implementovat. Existují přitom dvě hlavní podmínky úspěšného zavedení systému: systém musí odpovídat požadavkům, které zákazník zapracoval do zadání a dodavatel musí zákazníkovi „sedět“ – tedy důraz na výběr dodavatele. Obojí si zákazník může již ve fázi výběru ověřit například při referenční návštěvě.
Podniky jsou dnes vystaveny mohutnému úsilí výrobců informačních systémů přesvědčit je, že nejlepším řešením je právě produkt jejich značky. Jsou nabídky srovnatelné, nebo jak se lze vůbec v jejich džungli orientovat, což může být zásadní problém speciálně pro manažery, kteří sice musí o pořízení systému ve finále rozhodnout, ale nejsou zpravidla rození profesionální „ajťáci“ a odborná terminologie obchodníků pro ně může být někdy doslova nesrozumitelná.
Jak už jsem řekl, dodavatel musí zákazníkovi „sedět“. Člověk nemusí být „ajťák“, aby pochopil, zda hovoří s potenciálním dlouhodobým partnerem nebo s jednorázovým prodejcem. Zásadní problém ale vidím v tom, že firmy právě na tohle často nedbají a vybírají podle nejnižší ceny. Nepřemýšlejí o tom, že třeba právě uzavírají dlouhodobé partnerství….
Jakých hlavních chyb se mohou firmy při zadávání zakázky dopustit a na co by si tedy měli budoucí uživatelé dát zejména pozor?
Jak jsem již uvedl, za jeden z největších prohřešků považuji výběr systému pouze na základě ceny. Ovšem za naprosto jednoznačně největší prohřešek pak špatnou přípravu na straně zákazníka. Tedy pokud zákazník neví, čeho chce implementací nového systému dosáhnout a nemá připravený svůj tým, který bude dodavateli partnerem od zadání přes implementaci až po uvedení systému do provozu, pak nemá smysl, aby se do toho vůbec pouštěl.
I segment ERP je trendovou záležitostí – jaké novinky se prosazují v poslední době, a co z toho vyplývá pro uživatele – vyplatí se změna? Komu a za jakých podmínek?
Především se v poslední době všude hovoří o cloudových technologiích. Ačkoli jsem v zásadě jejich příznivcem, pro výrobní firmy je zatím nepovažuji za přínosné. Domnívám se, že hlavním trendem v oblasti informačních systémů pro výrobní podniky je v současné době konsolidace dílčích systémů a jejich spojení do jednoho integrovaného systému.
Média jsou plná katastrofických zpráv a studií o bezpečnosti dat. Podniková data obsahují mnoho citlivých informací. Co je pro ně, resp. firmu lepší: data u sebe, nebo na vzdáleném úložišti pokud jde o dostupnost a bezpečí?
Nemyslím si, že bezpečnost dat, konkrétně ve výrobních podnicích, je nyní v „katastrofičtějším“ stavu, než byla dříve. Jsem přesvědčen, že data jsou ohrožena naprosto stejným způsobem, jako tomu bylo před několika lety. Myslím si, že hlavní důvod k ostražitosti výrobních firem spočívá v ochraně jejich know-how, což se často vůbec nemusí týkat firemních dat. Nicméně na otázku, kde je lepší mít data uložena dnes neexistuje černobílá odpověď. Každá varianta má své výhody a svá rizika. Pokud má firma dobře připravenou bezpečnostní politiku a provádí pravidelné zálohování, pak je pravděpodobné, že se o svá data dokáže dobře postarat sama. Mít data u dodavatele může však být pro zákazníka v řadě případů podstatně jednodušší a méně pracné. Pak je ale třeba velmi pečlivě dbát na jeho výběr.
Výrobní firmy mají vzhledem k charakteru svého provozu některé specifické požadavky. Jak to řešit u podnikového systému – je lepší volbou „univerzálněji“ pojatý nějaký standardní systém, u kterého lze provést „doladění“ např. pomocí určitých úprav či doplňkových modulů, nebo si nechat vytvořit systém „na míru“ konkrétním podmínkám a požadavkům, což bude nepochybně dražší varianta – vyplatí se dnes vůbec?
Na to také neexistuje černobílá odpověď. Osobně se však kloním – a to, prosím, berte jako můj subjektivní názor – ke standardizovanému informačnímu systému, protože právě to dává záruku dlouhodobé udržitelnosti. Varianta „systém na míru“ je pro mě přijatelná výhradně v případě firmy s naprosto specifickým výrobním programem. Za primární negativum této varianty nepovažuji to, že je dražší, což nepochybně je, nýbrž fakt, že takový systém musí být dodavatelem vyvinut a zejména udržován pouze pro jediného zákazníka. A tím bych odpověděl na poslední část této otázky: domnívám se, že se to nevyplatí a to ani jedné straně.
S jakými problémy jste se ve své praxi setkali a jaká doporučení byste mohli z tohoto pohledu výrobním podnikům poskytnout?
Za nejrozšířenější a nejvýznamnější problém považuji slabou přípravu na straně zákazníka. Respektive nejtěžším prohřeškem je absence kvalitního implementačního týmu na jeho straně. Do takové zakázky by se ani jedna strana neměla pouštět. Zní to jako poučka z učebnice, ale ze své praxe vím, že existuje přímá souvislost mezi tímto faktorem a úspěchem implementace. Jakékoli problémy – a téměř vždy se nějaké objeví – jsou řešitelné, pokud jsou na ně dva.
Problémů, na které lze při výběru a implementaci podnikového systému narazit – zvláště pokud jde o výrobní podniky, často se specifickými požadavky – je celá řada, nejen ty, o kterých zde byla řeč. To je ale na delší povídání…
Tak pojďme na to, konkrétní případy a jejich řešení mohou pomoci třeba řadě jiných firem, které se potýkají se stejnými problémy. Příště se můžeme na některé z nich podívat podrobněji. Souhlasíte?
Samozřejmě. Osvěta v této oblasti je „neverending story“, a i když se snad už daří lidi ve firmách zodpovědné za výběr a nasazování IT přesvědčit o určitých základních zásadách, které jim i dodavateli mohou ušetřit hodně práce a starostí, práce před námi je pořád dost.
701
