Jak bude vypadat zasedačka budoucnosti?

Osobní jednání jsou nahrazována videohovory, telefony a messengery. Přesto zaměstnanci potřebují mít klid na práci, důležitý telefonní hovor, možnost vést formální i neformální komunikaci nebo si třeba jen utřídit myšlenky. To vše má vliv na uspořádání pracoviště a v neposlední řadě také na zasedačky.

Každá firma má jiné potřeby, a tedy i každá zasedačka je jiná. Nejen u velkých, ale i u menších firem je nutné myslet na to, aby prostor vyhovoval pro reprezentativní jednání s obchodními partnery a důležitými zákazníky, stejně jako pro provozní interní jednání ve větších i menších týmech. A tento požadavek bude možné díky moderním řešením ještě dále rozvíjet. Firmy si již nemusejí nechat zdát o multifunkční zasedací místnosti, která bude splňovat nároky na reprezentaci i na praktické vybavení při použití multimédií.

„Trend směřuje ke kombinaci různých typů setkání s audiovizuálním propojením na dálku, protože právě šetření nákladů na služební cesty díky využití videokonferencí je výrazné. K tomu je třeba využívat moderních řešení v zasedacích místnostech tak, aby bez drátů a viditelné techniky obsahovala maximum funkčních a přínosných technologií. Pak i využití může být od ryze designového a reprezentativního prostoru až po plně multimediální hi-tech studio. Nejzásadnějším aspektem efektivního využití zasedacích místností je hned po technické stránce také uživatelská vstřícnost, tedy jednoduché a intuitivní použití integrované techniky,“ říká Andrej Hronec ze společnosti Audiopro. „Technika by měla sloužit a šetřit čas, ne odrazovat a zdržovat. Vybavení zasedací místnosti musí vyhovovat různorodým, často protichůdným požadavkům a využívat potenciál daného prostoru, což vyžaduje určité zkušenosti. Je nutné myslet na řadu faktorů – kromě nápaditého a přizpůsobitelného prostředí je žádoucí vytvořit prostor, který bude správně osvětlený, ale bude zde možné využívat i kvalitní projekci sdíleného obsahu. Důležitá je i akustika místnosti, tedy nejen její ozvučení, ale i zvukové odstínění od dalších prostorů firmy.“

Srdcem jsou moderní technologie

Zasedačka budoucnosti je doslova napěchovaná technologiemi. Při práci je třeba mít po ruce stále více aplikací a cloudových řešení. Prim zde stále hraje prezentační technika, samozřejmostí jsou již různé videokonferenční systémy a připojení do komunikačních systémů firmy i na internet. To vše samozřejmě v bezdrátové variantě, protože jinak není možné dosáhnout zároveň reprezentativního charakteru prostoru. Důležité informace, které se zde probírají, také nesmějí unikat přes „zavřené dveře“. Zajištění komunikačního soukromí zasedaček, ale např. i kanceláří managementu dnes řeší řada chytrých a často finančně nenáročných technologií, které navíc zvyšují uživatelský komfort a posilují soukromí i soustředění v kancelářích typu open space.

Základním předpokladem pro správný návrh zasedačky je poznat reálné potřeby lidí, kteří ji budou využívat. Jiná bude ve firmě s neformální kulturou, jiná ve společnosti, která si zakládá na korporátní identitě. Ve firmách „nové ekonomiky“ tráví lidé jednáními více než třetinu pracovní doby, v případě vyššího managementu je to dokonce více než polovina, proto jednací prostory hrají v životě firmy a jejích zaměstnanců stále významnější roli.