Digitalizace skutečně pro každého

Práce s dokumenty v elektronické podobě a využití mobilních zařízení výrazným způsobem zrychluje a zefektivňuje nejrůznější činnosti ve firmách, ať už jde o výrobní podniky, služby apod. Problémem však byla obvykle náročnost přípravy i zpracování digitálních dokumentů ve firemním prostředí, která si zpravidla vyžadovala uživatelsky nepříliš přívětivá specializovaná řešení, přičemž uživatelé naráželi na různá systémová omezení.
Řešení tohoto dilematu přináší společnost Software602, kterou mnozí znají jako tvůrce známého českého textového editoru, ale která se ve své nové podobě už řadu let soustředí zejména na elektronické dokumenty, jejich archivaci a související řízení procesů. V rámci koncepce Software602 je část procesu pokryta dynamickými formulářovými aplikacemi, které převezmou data z informačního systému, řídí schvalovací nebo jiný proces a výsledná data zase zapíšou do informačního systému. Takovou „částí procesu“ může být třeba schválení faktury, vyřízení reklamace, výběr subdodavatele, akceptování objednávky včetně kontroly dostupnosti součástek, přidělení slevy apod.
K seznámení s těmito systémy připravila firma v průběhu následujících týdnů sérii informačních seminářů zaměřených na práci s elektronickými dokumenty, na které se lze přihlásit na webových stránkách www.602.cz:

7. 11. - Elektronická archivace – skutečně bezpapírová a v souladu s legislativou

14. 11. - Od papírů k elektronickým fakturám – hladce, rychle a bez rizik

26. 11. - Zásady efektivní a bezpečné práce s elektronickými dokumenty s právním účinkem

Nebojte se být unikátní! A nejde jen o výrobní technologie
O unikátních řešeních, produktech a technologických inovacích se v souvislosti s českými výrobními podniky hovoří často. Ještě tenčí vlákno, ještě pružnější materiál, ještě lehčí díly. Ale praktická zkušenost i manažerské učebnice ukazují, že mnohem častěji stačí k úspěchu vyrábět relativně běžné věci. Rozhoduje, že se dělají pořádně, poctivě, včas a že se nekašle na zákazníky. Klíčová konkurenční výhoda pak spočívá spíše ve schopnosti pracovat rychle, bez chyb, bez prostojů a s vynecháním zbytečných kroků.
Zvláště v situacích, kdy ekonomika neroste (nebo roste nepatrně) tak vítězí ti inovátoři, kteří se naučí dělat věcí lépe než ostatní. Zvládnout proces v méně krocích. Dát zákazníkovi vyšší jistotu, že bude dodáno včas a sjednané kvalitě. Trávit méně času administrativou. Zahájit výrobu několik minut po zadání požadavku. Schválit rychleji reklamaci. A je i mnoho dalších oblastí, kde platí, že pokud dokážou kreativní manažeři najít lepší uspořádání a šikovnější procesy, mohou tím posílit pozici firmy víc než novým technologickým vybavením.

NENECHTE SVÁZAT INOVATIVNOST INFORMAČNÍM SYSTÉMEM!
Majitelé firem a jejich manažeři by často dokázali takovou kreativitu přinést, jenže naráží na těžko překonatelnou bariéru. Podnikové informační systémy. Říká se, že pořádný systém je základ a je to pravda.  Ale je také pravda, že informační systému firmu nutí ke stejným procesům, jaké mají všichni konkurenti, kteří jím jsou vybaveni. Přizpůsobování systému výrazně nestandardním procesům je zdlouhavé, drahé a zakládá na budoucí komplikace (nejpozději při přechodu na vyšší verzi).  Dodavatelům systémů pak nezbývá než tvrdit, že procesy standardně zanesené v systému jsou tak dobré, že by se jim měl přizpůsobit každý. Co jiného ostatně mohou říkat? Nicméně zůstává skutečností, že vybaví-li se firma výkonným systémem, ztrácí schopnost zavádět vlastní unikátní procesy.
Řešení tohoto dilematu přináší společnost Software602, kterou možná znáte z dob textového editoru, ale která se už řadu let soustředí na elektronické dokumenty, jejich archivaci a související řízení procesů. V rámci koncepce Software602 je část procesu pokryta dynamickými formulářovými aplikacemi, které převezmou data z informačního systému, řídí schvalovací nebo jiný proces a výsledná data zase zapíšou do informačního systému. Takovou „částí procesu“ může být třeba schválení faktury, vyřízení reklamace, výběr subdodavatele, akceptování objednávky včetně kontroly dostupnosti součástek, přidělení slevy apod.

DYNAMICKÉ PROCESY MÍSTO STATICKÝCH
Pro zaměstnance to znamená, že ze svého počítače nebo tabletu otevře dynamickou formulářovou aplikaci a importuje do ní třeba data o objednávce (údaje o zákazníkovi, čísla součástek apod.). Aplikace jej provede částí procesu, upozorní na změny v ceníku subdodavatele a na delší dodací termíny některých komponent a vše odešle ke schválení řediteli divize. Ten ze svého iPhonu potvrdí, takže do několika minut může dostat zákazník PDF s potvrzenou objednávkou a potřebné údaje jsou zadány v systému (předmět objednávky, cena, termín dodání, projektové číslo, požadavky na součástky).
V takto pokrytém procesu je možné provádět libovolné změny, aniž by to mělo dopad na vstupy a výstupy informačního systému. Potřebujeme zadávat zakázky jinak? Chceme ve struktuře ceny zohlednit rychlost dodávky? Je zapotřebí přidat schvalovací krok? Taková změna zpravidla nezabere více než hodinu, a dokonce není ani zapotřebí přeškolovat zaměstnance. Nová verze aplikace jej provede novou verzí procesu, také pořadí schvalovacích kroků se změní automaticky.
Firma tak získává až neuvěřitelnou flexibilitu jak ve smyslu rychlosti zavádění procesních změn, tak co do možnosti vytvářet unikátní procesy. Otázka, zda s nimi počítal tvůrce informačního systému, mizí. Není ani zapotřebí zvát procesní konzultanty a konstruovat složité procesní modely. Zkušenější manažer vyjde z intuitivní zkušenostní definice procesu, a pak jej postupně ladí – podle toho, jak firma naráží na různé souběhy událostí a okolností nebo jak uživatelé zjišťují, že jiné pořadí kroků by bylo praktičtější. Z hlediska vstupů a výstup do informačního systému se nic nemění.
Vedení podniků tak mohou přemýšlet o procesech úplně jinak. Místo statických procesů, které jsou zaneseny v manuálech, je proces nástrojem dynamického přizpůsobování poměrům na trhu.

VLASTNÍ MOBILNÍ APLIKACE HOTOVÁ ZA 30 MINUT
Technologie Software602 je schopna tuto pružnost zajistit díky jedinečné architektuře, kdy proces není „zadrátován“ v informačním systému, ale pokryt oběhem dynamických formulářových aplikací. Software602 dodává kompletní sadu nástrojů.
DESIGNÉR APLIKACÍ – Software602 Form Designer je prostředí, v němž je možné bez programování vytvářet dynamické formulářové aplikace. Návrhář myší umisťuje prvky, zadává parametry, určuje pravidla pro dynamické formuláře (změna vzhledu a možností podle konkrétního uživatele nebo podle zadaného obsahu), připojuje nápovědu, kontroly, číselníky, zadává automatické přizpůsobení různým zařízením a pochopitelně řeší také výměnu dat s informačními systémy. K dispozici mu jsou i funkce pro připojování elektronického podpisu a další práci s dokumenty.
NÁSTROJ PRO ŘÍZENÍ JEJICH OBĚHU - Software602 FormFlow Server je velmi pokročilý nástroj pro řízení workflow. Architektura Software602 ovšem vyniká tím, že neobíhají prosté dokumenty, ale aplikace s vlastní logikou. Je možné tak stavět celé informační systémy (spisová služba, řízená dokumentace, schvalování požadavků apod.)
PROSTŘEDÍ PRO PROVOZOVÁNÍ APLIKACÍ – Software602 FormApps Server umožňuje provozovat dynamické formulářové aplikace tak, že výkonná logika je přesunuta na server a uživateli stačí běžný internetový prohlížeč.  Protože Sofware602 Form Designer nabízí i funkce automatického přizpůsobení různým zařízením s různou velikostí obrazovky, otevírá se tak cesta k velmi snadnému vytváření aplikací pro chytrá mobilní zařízení.
FORMULÁŘOVÝ PROHLÍŽEČ – Software602 Form Signer pro Android, iOS a mobilní Windows umožní generovat certifikáty, připojovat elektronické podpisy a provádět další operace s dokumenty.
Podstatnější než jednotlivé produkty je však skutečnost, že nástroje Software602 umožňují, aby zákaznická firma vybudovala řešení a rozvíjela je vlastními silami. Je to nesrovnatelně snadnější než psaní informačního systému. Po získání určité zkušenosti je kupříkladu možné vytvořit jednodušší aplikace pro chytrá mobilní zařízení do 30 minut.